En espèce, en chèque, en traite, outre les conditions générales et les conditions commerciales, chaque entreprise pressent les formalités de règlement ainsi que le risque autorisé dès l'ouverture d'un compte client. Sachez que vous prouvez à vos clients que votre entreprise est bien gérée, en outre, en cas de retards de paiement ou de litige commercial, vous montrez automatiquement des outils préventifs si vous mettez en place un fichier de commerce complet.
Accélérer le recouvrement de vos créances en relançant déjà avant l’échéance
La première action pour accélérer le recouvrement des créances est la relance avant l’échéance. Une fois que vous avez conclu une vente, envoie votre facture à temps. Assurez-vous qu’elle soit arrivée chez la personne qui est habile à la régler. N’oubliez pas qu’il existe plusieurs entreprises qui ont des procédures strictes. En effet, pour des raisons que vous ignorez, elles bloquent vos factures et elles ne vous préviennent pas. Il existe également des débiteurs non méticuleux. En effet, par manque d’organisation ou bien par faute de calcul, ces derniers ont tendance à laisser dépasser les échéances. Il est ainsi conseillé de faire un rappel sans attendre le dépassement d’échéance. Une semaine avant l’échéance de paiement fixée, faites-vous une lettre de rappel pour le paiement, et envoie-la avec la copie de la facture à votre client. Vous pouvez aussi lui envoyer un message de rappel. La relance avant l’échéance est une action simple que vous-même pouvez faire. Si vous avez besoin d’aide pour le recouvrement de vos créances, vous pouvez faire appel à un cabinet de recouvrement créances. Si vous avez des contraintes temps, il existe plusieurs sites qui pourraient vous aider comme sur le lien « société de recouvrement de créances ».
Accélérer le recouvrement de vos créances, la procédure de relance d'impayé après l’échéance
Enfin, le jour d’ échéance arrive. Malheureusement, votre débiteur n’a pas honoré sa dette. L’ échéance de paiement fixée dans le contrat est dépassée. Faites-vous une première relance en lui envoyant un mail. Trois jours après, si votre mail n’a pas de réponse, il n’y a aucune action de leur part, faites-vous une relance par téléphone. En général, ces deux actions peuvent porter un fruit auprès d’un client dont le retard de paiement est dû par faute d’organisation. Dans le cas échéant, il est conseillé d’expédier une lettre de relance par courrier. Faites joindre à votre lettre le relevé de compte. Sachez qu’en matière de recouvrement, seul l’écrit pourra prouver vos efforts pour recouvrer votre créance à l’amiable, avant de porter l’affaire au contentieux, voire devant la justice. Dix jours après une première lettre restée sans effet, envoyez une deuxième lettre de relance plus sèche. Trente jours après échéance sans encaissement, envoyez une lettre de mise en demeure de payer et une menace de contentieux. Veillez à délimiter le motif de non-paiement de votre débiteur tout au long de ces actions de relance. Cela vous permet de cerner les actions à entamer, en vue d’une conciliation à l’amiable, voire d’une procédure judiciaire. En cas de besoin, vous pouvez faire appel au service d’une société de recouvrement de créances.
Accélérer le recouvrement de vos créances, disposez d’un outil informatique
Pour rendre efficace et surtout pour accélérer votre recouvrement, il faut que votre action soit systématique. Ne laissez pas vos débiteurs penser que vos relances ne sont que des formalités. Pour ce faire, dotez-vous d’un outil informatique qui vous aidera à faire le suivi de toutes vos étapes de recouvrement. Ce dernier vous tirera au clair l’effet de vos arrières, le solde restant dû, la date et le contenu des actions entreprises telles que le mailing, les appels téléphoniques, et les lettres échangées et surtout la date de la prochaine action de relance à faire. L’ existence d’un outil informatique vous permet également de conserver les preuves de non-exécution des obligations de vos clients. Actuellement, pas mal de cabinets de recouvrement de créances pourraient vous fournir un logiciel de suivi de recouvrement.
Accélérer le recouvrement de vos créances, mettez en place une cellule de recouvrement
Le dernier mais pas le moindre pour vous aider à accélérer le recouvrement de vos créances est la mise en place d’une cellule de recouvrement. Une société de recouvrement peut vous aider à mettre en place cette cellule. Cette dernière a pour mission d’identifier les entreprises et les clients particuliers qui ont des arriérés. Elle assurera les tâches de recouvrement proprement dit, de la relance jusqu’à l’encaissement. Dans le cas échéant, jusqu’à la procédure judiciaire. Elle a également pour mission de négocier le paiement, et surtout préserver la relation client.