Quelle que soit votre activité de commerçant, vous avez forcément déjà fait face à un des trous de caisse. Régulièrement, vous comptez vos espèces pour effectuer un dépôt auprès de la banque et contrôler votre fond de caisse. Seulement parfois, vous constatez un trou, plus ou moins important. D’où cela provient ? Comment éviter ce genre de problématique ? Vous pouvez en apprendre plus sur cette page et découvrir nos éléments de réponses, dans cet article.
Les différentes causes des trous de caisse
Avoir des trous de caisse n’est pas du tout inhabituel chez les commerçants et cela est même plutôt récurrent. Seulement, lorsqu’ils les sommes commencent à être élevées, cela peut représenter un risque pour votre trésorerie et devenir problématique au niveau comptable. Il existe plusieurs raisons qui peuvent mener à des erreurs de caisse.
Les erreurs de saisie
Lorsque vous encaissez vos clients par carte bancaire, vous sélectionnez les produits choisis dans votre logiciel de caisse, puis vous tapez vous-même le montant à payer sur le terminal bancaire. Si vous vous trompez dans les chiffres et que votre client ne s’en aperçoit pas, le montant reçu par CB sera différent du montant saisi dans votre outil d’encaissement. Cela créera donc un trou, plus ou moins important en fonction du nombre d'erreurs et de leur montant.
Les erreurs de rendu de monnaie
Du côté des espèces, le souci est sensiblement le même. Lorsqu’un client vous paye avec des pièces et des billets, vous devez lui rendre la monnaie. Cela peut parfois amener à des erreurs, notamment lorsque les clients sont nombreux et que vous - ou vos équipes - devez gérer plusieurs choses à la fois. Si vous rendez trop de monnaie, vous créez ainsi un trou dans la caisse.
Les comportements malveillants
Malheureusement, il peut arriver que certains employés mal intentionnés tentent de subtiliser de l’argent dans la caisse. Dans ce cas, cela sera rapidement visible lorsque vous ferez vos comptes à la fin de votre journée ou de votre de votre semaine.
Comment limiter les trous de caisse ?
Vous le voyez, les trous de caisses peuvent rapidement apparaître, même si vous êtes très vigilant. Heureusement, il existe des solutions qui vous permettent de limiter le risque d’erreurs et de sécuriser la manipulation des espèces.
Utiliser un logiciel de caisse performant
Mettre en place un système d’encaissement digital est un excellent moyen de vous prémunir face aux trous de caisse. Grâce à ce genre d’outil, vous profitez d’un ensemble de fonctionnalités intelligentes, qui vont par exemple calculer le rendu de monnaie à votre place. Vous ne risquez plus de vous tromper dans les calculs et n’aurez qu’à consulter votre tablette pour savoir quel montant rendre.
Réduire les risques de vols grâce à un monnayeur
Si vous gérez beaucoup d’argent liquide, les risques de trous de caisse sont accrus. Dans ce cas, vous avez la possibilité de mettre en place un monnayeur pour réceptionner les paiements des clients. Ce type d’équipement est particulièrement utilisé dans les boulangeries ou les bureaux de tabac. Le client verse directement ses pièces ou insère ses billets dans l’appareil, qui les conserve et effectue en toute autonomie le rendu de monnaie.
Cela est idéal pour éviter les erreurs de caisse mais aussi pour protéger vos espèces, qui sont conservées dans un dispositif sécurisé, anti-effraction.
Avec cet équipement, vous pouvez vous concentrer sur d’autres aspects plus importants de votre activité, comme le conseil client, le relationnel, la fidélisation…
Où trouver le meilleur système d’encaissement ?
Le marché des solutions d’encaissement est assez étendu, il n’est donc pas forcément évident de savoir vers quel système se tourner. Le plus important est de choisir un logiciel de caisse performant, avec des fonctionnalités intéressantes et qui peuvent s’adapter à votre activité. De ce côté-là, l’offre d’Apitic est très intéressante. Elle vous permet de bénéficier d’une caisse digitale certifiée et de choisir des fonctions spécifiques à votre secteur. Ce spécialiste de l’encaissement propose en plus un ensemble de périphériques pour enrichir votre dispositif : écrans déportés, monnayeurs, bornes de paiement…